Где хранить архив документов компании?

В процессе работы каждой компании неизбежно наступает момент, когда руководитель задумывается о создании архива. По правилам, этот момент должен наступить еще в самом начале работы. Но на практике бывает по-разному.

А вместе с вопросом, как создать архив, возникает и следующий вопрос — где хранить все эти бумаги. В этой статье мы поговорим о двух основных вариантах, один из которых вам придется выбрать.

В компании

Первый и самый очевидный вариант — разместить архив прямо в своей компании. Для этого обычно выбирают одно из собственных или арендованных помещений.

Такой подход имеет два существенных преимущества:

• все бумаги всегда под рукой, если вдруг появится необходимость получить к ним доступ, сделать это будет легко и просто;
• за хранение бумаг не нужно платить (если не считать стоимость аренды помещения).

А вот минусов у такого подхода достаточно много:

• в обычном бизнес-центре и любом другом офисном помещении практически невозможно создать оптимальные условия для хранения документов на бумажных носителях — подходящего температурно-влажностного режима, режима освещения и т.д., что уж говорить — во многих подобных помещениях заводятся насекомые и грызуны;
• нет гарантированной защиты от пагубного воздействия огня, коммунальных сетей (прежде всего, водопровода), а также от доступа посторонних и утечки данных;
• сложно поддерживать порядок в архиве — для этого нужно либо нанимать сотрудника, либо обучать свой персонал и доплачивать за данную работу;
• со временем архив разрастается, занимает все больше места, а значит, вам придется либо арендовать новые помещения, либо уплотнять сотрудников.

Внеофисное хранение

Второй вариант — профессиональные услуги по хранению документов или так называемое внеофисное хранение. Это современный подход к хранению бумаг, который представляет собой специальное построенные и оборудованные хранилища, в которых и размещаются ваши бумаги.

Такие места обеспечивают идеальную сохранность данных, благодаря:

• оптимальным условиям — температура, влажность, освещение и чистота воздуха контролируются и поддерживаются специальными датчиками;
• защита от пожара — современные сигнализации и системы пожаротушения, подходящие именно для бумаг;
• защита от доступа посторонних, а также система шифрования, которая защищает даже от того, что доступ к данным получит кто-то из сотрудников архива;
• использование современных папок, коробов и металлических стеллажей, благодаря которым документы размещаются компактно, защищены от света, пыли, насекомых, грызунов и других пагубных влияний.

Кроме того, такие хранилища освобождают вас от необходимости выбирать помещение в собственном офисе, а также от всех забот, связанных с подготовкой. Перед тем, как отправиться в такое место, все документы проходят профессиональный анализ и обработку.

Минус всего один — это платная услуга. Но те преимущества, которые она раскрывает перед вами, вполне сопоставимы с ее стоимостью.